Partenaires & budget
Composez le budget prestataires de chaque événement, demandez des devis dans le chat et signez-les en ligne — les montants signés se reportent tout seuls.
Le budget d'un événement
Ouvrez Partenaires : chaque événement y apparaît en carte — cliquez-en une pour accéder à son budget (onglets « Budget » et « Fournisseurs »). Le tableau liste vos lignes de dépense avec les colonnes Partenaire, Prix HT (€), TVA (0, 2,1, 5,5, 10 ou 20 %), TTC (€) calculé automatiquement, et État. Le pied de tableau affiche le « Total du budget » HT et TTC.
Deux façons d'ajouter une ligne :
| Type de ligne | Fonctionnement |
|---|---|
| « Ajouter un fournisseur » | Ouvre l'annuaire des prestataires référencés (filtres par type et activité, badge « Vérifié »). Cliquez « Ajouter » : sa fiche et son montant se rempliront seuls, par le devis qu'il renverra. |
| « Ligne manuelle » | Vous saisissez vous-même la raison sociale, les activités, le prix HT et la TVA. Pas de demande de devis possible sur ce type de ligne. |
Demander un devis
- Sur une ligne issue de l'annuaire, cliquez « Demander un devis » (colonne État).
- La modale récapitule l'événement et les activités ; ajoutez un « Message joint à la demande » puis « Envoyer la demande de devis ».
- Si le prestataire a un compte Ventilo, la demande part dans la messagerie (« Demande envoyée dans le chat. ») ; sinon, il reçoit une invitation par email (« Invitation envoyée au prestataire. ») et retrouvera votre demande en créant son compte.
- Sans réponse, cliquez « Relancer » avec un message différent — 5 demandes maximum par ligne.
Valider ou refuser le devis reçu
Le prestataire répond dans le chat avec une carte « Réponse de devis » : prix HT, TVA, total TTC et PDF joint. La ligne de budget passe à l'état « Devis reçu » (pastille orange) avec deux boutons :
- « Valider » : la ligne reprend les montants du devis et passe à l'état « Validé » (vert), avec un lien « Voir le devis » vers le PDF.
- « Refuser » : indiquez la « Raison du refus » ; le prestataire est notifié dans le chat et vous pouvez relancer avec une nouvelle demande.
Signature en ligne via Fluore
- Une fois le devis validé, le prestataire dispose dans le chat du bouton « Envoyer le devis pour signature » : le document part sur Fluore, le service de signature électronique lié à Ventilo (rien à installer, votre compte Ventilo suffit — voir Profil › Connectivité).
- Vous recevez alors le bouton « Signer le devis » : la signature se fait en ligne, avec vérification par code SMS.
- Une fois signé, la ligne passe à l'état « Signé » : son montant est figé et le lien « Voir le devis signé » reste disponible sur la ligne et dans le chat.
Une ligne au devis validé ou signé est verrouillée : elle ne peut plus être supprimée ni faire l'objet d'une nouvelle demande (« Devis validé — ligne verrouillée »).
Le budget partenaires fait partie du module trésorerie : s'il est verrouillé, vérifiez votre abonnement.